Wybierając system sprzedażowo-magazynowy powinniśmy zwrócić uwagę zarówno na procesy, które chcemy nimi obsługiwać, jak również na to, czy z perspektywy użytkownika jest optymalny w obsłudze. Możesz oczywiście wyjść z założenia, że jesteś właścicielem firmy, zatem sam wybierzesz system, a Twoi pracownicy opanują jego wszystkie funkcje. Płacisz, więc wymagasz…
Można i tak, jednak system, który nie jest intuicyjny i nie odpowiada potrzebom związanym z obszarem sprzedażowym staje się kulą u nogi… To co można wykonywać na początku ręcznie nie sprawdzi się, jeśli nagle Twoje obroty wzrosną. Twoim pracownikom przybędzie pracy, a ręczna obsługa procesu sprzedaży jest czasochłonna.
Zacznijmy od samego początku…
Najpierw wprowadzanie karty/kartoteki kontrahenta bądź dostawcy (mogą być to dwa osobne pola). W różnych systemach będzie się to różnie nazywało. Najprostsze i najszybsze rozwiązanie? Wprowadzamy NIP kontrahenta. Wówczas system powinien połączyć się z bazą firm i zaimportować automatycznie pozostałe dane.
Następnym krokiem jest wprowadzanie materiałów/towarów/katalogów (w zależności od systemu nazewnictwo będzie się różniło). W tym obszarze bardzo ważne będzie dokładne wprowadzenie danych. Obowiązuje zasada – im więcej wypełnionych danych, tym lepiej. Zapytasz dlaczego mam wypełniać dane, które w obecnej sytuacji wydają się mi zbędne? W przyszłości, kiedy Twoja firma będzie wymagała rozbudowanego systemu, a obrót będzie dużo większy, czego Ci bardzo życzę, te dane okażą się niezbędne. Na przykład w sytuacji, w której będziesz chciał wymienić system na większy, system z rozbudowanymi funkcjami. Dane będą importowane (przenoszone) z obecnego programu do kolejnego, a tam mogą okazać się bardzo ważne. Myśląc o rozbudowaniu kanałów sprzedaży może się okazać, że potrzebujesz na już, mieć wypełnione w kartotece numery EAN (kody kreskowe). Taka sytuacja ma obecnie miejsce jeśli myślisz o sprzedaży na Allegro. Bardzo ważne jest również prawidłowe wypełnienie cen. Powiesz że to banał, po co o tym czytać… Ok… Cena netto, cena brutto i VAT, poza danymi niezbędnymi na fakturze, również mają wpływ na inwentaryzację oraz wartość Twojego magazynu. Są to dane niezbędne podczas wykonywania inwentaryzacji. Jeśli widzisz, że tworzone w systemie kartoteki nie mają wypełnionej rubryki „cena”, poproś wdrożeniowca bądź konsultanta z firmy informatycznej o wymuszenie przez system, przy tworzeniu kartoteki, wypełnienia tego pola (system może “potraktować” to jako pole obowiązkowe, a pracownik o nim nie zapomni). Jeśli usłyszysz od pracownika, że zajmuje to mnóstwo czasu, a system nie oblicza automatyczne z ceny netto kwoty brutto, bądź na odwrót, możesz zapytać o możliwość stworzenia takiej funkcji. Pamiętaj, że czas poświęcony przez pracownika działu sprzedaży na wypełnianie ręcznie danych nie przekłada się bezpośrednio na sprzedaż. Jest to czas stracony.
W kartotece towarowej powinna pojawić się także informacja odnosząca się do „producenta” „marki”, „indeksu” bądź „kodu”. Uzasadnię wypełnianie tych danych następującym przykładem. Może się zdarzyć, że np. w dropshippingu będziesz współpracował z 60 dostawcami. Każdy z dostawców ma swój numer indeksu poszczególnych towarów, pomiędzy dostawcami ten numer może się powielać, dlatego tak ważne jest wypełnianie obu tych pól. W zakresie numeracji możesz być również zmuszony do wprowadzenia swojej własnej numeracji. Zapytaj wcześniej czy dany system obsługuje taką możliwość.
Tworzenie zamówień w systemie i ich obsługa. Mamy kilka możliwości w zakresie wprowadzania ich do systemu:
– ręcznie,
– zaimportowanie ich z systemu, w którym klient je składa na podstawie integracji (np. e-commerce),
– jeśli zamówienia spływają w formie excela, to możesz je w tej formie eksportować z systemu klienta. W tym przypadku możesz stworzyć dedykowany import (tworzenie nowej funkcjonalności w systemie, na którym pracujesz). Możesz także postawić na sposób automatyczny (integracja) bądź półautomatyczny (wzór excela, który będzisz wypełniać za każdym razem) wprowadzając zamówienie do systemu sprzedażowo- magazynowego.
Wszystko zależy od specyfiki Twojej firmy, jeśli zamówienia otrzymujesz faxem może warto zastanowić się nad stworzeniem systemu B2B i wymusić na kliencie składanie zamówień w formie elektronicznej.
Ze względu na błędy, żaden człowiek nie jest nieomylny, nie polecam ręcznego wpisywania danych. Obsługa klienta i jej standardy są w dzisiejszych czasach bardzo istotne. Nie ma nic gorszego niż pomyłka przy zamówieniu. Klient otrzymuje to, czego nie zamówił, dokonuje zwrotu, a Twoi pracownicy muszą odebrać towar i poprawnie przyjąć go na magazynie. Strata czasu i dodatkowe koszty.
To właśnie dział zamówień jest miejscem, które w dzisiejszych czasach zazwyczaj wymaga optymalizacji. Zachęcam Cię, jeśli jesteś właścicielem firmy, do przeanalizowania procesów sprzedażowych, albo zatrudnienia osoby z zewnątrz w celu przeprowadzenia audytu. W tym obszarze możesz bowiem ponosić niepotrzebne koszty. Pracownicy przyzwyczajają się do codziennych obowiązków i mogą nie dostrzegać tego, że wykonują zbędną pracę, którą można zautomatyzować, a zaoszczędzony czas wykorzystać na działania w innych obszarach np. pozyskanie nowych kanałów dystrybucji bądź działania marketingowe.
Przygotowywanie wyceny i oferty to kolejne funkcjonalności systemu, które powinny być zautomatyzowane. Dlaczego? Po co masz poświęcać czas na wypełnianie danych w excelu, jeśli wystarczy, że przefiltrujesz, posortujesz i po po prostu wybierzesz produkty, które interesują Twojego klienta. Przygotowanie oferty jest wówczas prostsze i szybsze (system powinien umożliwiać wysyłkę bezpośrednio do klienta na podany przez niego adres e-mail).
Dobrym sposobem, który zaobserwowałam przy przygotowywaniu ofert dla B2B, jest zapytanie na wstępie o numer NIP firmy, dla której ofertę mamy przygotować. Dlaczego? Nie tracisz czasu na przygotowanie oferty dla Twojej konkurencji (to też oszczędność czasu)…
Przyglądnij się formularzowi zamówienia w systemie.
Czy posiada funkcje:
– otwieranie się kilku zakładek/okien jednocześnie (możesz zechcieć sprawdzić wypełniając zamówienie, czy jest odpowiedni stan magazynowy bądź kiedy będzie najbliższa dostawa),
– możliwość wprowadzenia dla wszystkich pozycji rabatu (koniecznie sprawdź jak to działa),
– jakie ceny musisz wypełniać – netto czy brutto (spotkałam się z takim przypadkiem, że system miał możliwość jedynie wprowadzenia ceny netto),
– możliwość wystawienia proformy,
– wystawienie na fakturze danych płatnika i odbiorcy (B2B),
– czy domyślnie w systemie możesz wprowadzić stałą walutę (w zależności na ilu rynkach sprzedaje Twoja firma),
– kwota sumaryczna zamówienia (łącznie w e-commerce z kosztami wysyłki),
– czy musisz za każdym razem wprowadzać kartotekę towarową (możesz tworzyć również pozycje, np. na proformie bez powiązania ze stanami magazynowymi)
– czy w jednym oknie w systemie widzisz kartoteki towarowe i usługowe.
Jestem pewna, że po przeczytaniu tego artykułu wiesz jak zoptymalizować proces realizacji zamówień. Jak później zapanować nad ich realizacją z poszczególnych magazynów. Jeśli w Twojej firmie funkcjonuje kilka magazynów warto proces zautomatyzować wprowadzając odpowiedni algorytm, który sam będzie sprawdzał dostępność towarów pod zamówienie klienta na poszczególnych magazynach.
Jak już algorytm sprawdzi stany magazynowe, system powinien od razu wysyłać zamówienie na magazyn – informacja co spakować wraz z nadanym numerem listu przewozowego. Kolejnym działaniem jakie powinno w tym przypadku nastąpić, jest poinformowanie klienta o wysyłce zamówienia oraz wysłanie do niego numeru listu przewozowego e-mailem/sms.
Wystawienia faktur, to bardzo czasochłonna czynność, niezbędna jednak z perspektywy wymogów formalnych. Ten proces również można usprawnić. Zaznaczamy zamówienia spakowane, klikamy kilka zamówień jednocześnie i dajemy „wystaw”. To samo tyczy się fiskalizacji. Oczywiście jestem zwolennikiem przechowywania zarówno faktur jak i paragonów w formie elektronicznej. Nie spotkałam się jeszcze z argumentem, który przekonałby mnie do tego, żeby drukować faktury (żal mi drzew).
Mówiąc o bazie towarowej nie sposób nie powiedzieć o module magazynowym, a dokładnie o sposobie wydawania towarów z magazynu. Na początku zazwyczaj będzie to wydawanie poprzez sprawdzenie na podstawie wystawionego dokumentu towaru, czyli kontrola wzrokowa pracownika magazynu. Jednak rekomenduje podłączenia skanera/ kolektora do systemu sprzedażowo-magazynowego. Jest to ważne pod kątem zgodności stanów magazynowych, poprawnego wydawania towarów z magazynu. Jeśli wypełnimy prawidłowo kartotekę towarową, to wydamy poprawnie towar z magazynu. Wydanie następuje po zeskanowaniu kodu EAN, dlatego tak ważne jest jego wypełnienie w systemie.
Jestem zwolennikiem automatyzowania wszystkiego, co tylko można i co powoduje tzw. wąskie gardła. Jeśli jakaś czynność jest powielana, monotonna, powoduje stratę czasu, jak i dodatkowe koszty, to koniecznie trzeba zastanowić się, jak ten proces można przyspieszyć. Patrzmy na procesy globalnie, przez pryzmat klienta i zadawajmy sobie pytania, co mogę zrobić, żeby mój klient dostał jak najszybciej towar, który zamówił i tak projektujmy procesy sprzedażowe.