Co to jest procedura OSS, kogo dotyczy i jakie nakłada obowiązki na sprzedających?
Procedura One Stop Shop (OSS) to uproszczony system rozliczeń podatku VAT dla przedsiębiorców sprzedających swoje produkty i usługi w ramach Unii Europejskiej. Wprowadzona 1 lipca 2021 roku, OSS ma na celu uproszczenie formalności związanych z handlem transgranicznym, szczególnie dla firm zajmujących się e-commerce. Jest to niezwykle ważna zmiana w handlu elektronicznym, ponieważ ułatwia firmom rozliczanie VAT w różnych krajach UE za pomocą jednego systemu.
W artykule wyjaśnimy, na czym polega procedura OSS, kogo dotyczy, jakie obowiązki nakłada na sprzedających oraz dlaczego jest istotna w kontekście handlu online.
Czym jest procedura OSS?
OSS (One Stop Shop) to procedura umożliwiająca rozliczanie VAT od sprzedaży towarów i usług konsumentom w innych krajach Unii Europejskiej za pomocą jednej deklaracji, składanej w kraju, w którym firma ma swoją siedzibę. Dzięki temu przedsiębiorcy sprzedający swoje produkty do innych państw członkowskich nie muszą rejestrować się do VAT w każdym kraju, do którego wysyłają swoje towary.
OSS zastąpiło wcześniejszą procedurę Mini One Stop Shop (MOSS), która dotyczyła wyłącznie sprzedaży cyfrowych usług, takich jak e-booki, oprogramowanie czy usługi streamingowe. OSS rozszerza te zasady na sprzedaż towarów i innych usług, co oznacza, że obejmuje szeroki zakres działalności, zwłaszcza w handlu e-commerce.
Kogo dotyczy procedura OSS?
Procedura OSS dotyczy głównie przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz konsumentów indywidualnych w innych krajach Unii Europejskiej. Kluczowe grupy, których dotyczy OSS, to:
- Firmy prowadzące handel elektroniczny (e-commerce), które sprzedają produkty konsumentom na terenie UE.
- Przedsiębiorcy świadczący usługi elektroniczne, takie jak dostarczanie oprogramowania, kursów online czy treści cyfrowych.
- Firmy sprzedające towary z magazynów znajdujących się w jednym państwie UE na rzecz konsumentów z innych krajów UE.
OSS jest szczególnie istotny dla małych i średnich firm, które sprzedają swoje produkty i usługi za granicę, ale nie posiadają tam fizycznej obecności. Dzięki tej procedurze mogą one skupić się na rozwijaniu działalności, zamiast martwić się o rejestrację do VAT w każdym kraju, do którego sprzedają.
Jak działa OSS?
Procedura OSS upraszcza proces rozliczania VAT poprzez pozwolenie przedsiębiorcom na składanie jednej kwartalnej deklaracji VAT w kraju swojej siedziby, obejmującej całą sprzedaż zagraniczną do krajów UE. W praktyce wygląda to następująco:
- Rejestracja w systemie OSS – Przedsiębiorca rejestruje się do OSS w jednym kraju, zazwyczaj tam, gdzie ma swoją siedzibę. Rejestracja obejmuje wszystkie transakcje z konsumentami w Unii Europejskiej.
- Naliczanie VAT zgodnie ze stawkami obowiązującymi w kraju konsumenta – Przy sprzedaży transgranicznej VAT jest naliczany według stawki obowiązującej w kraju, do którego trafiają towary. Na przykład, jeśli polska firma sprzedaje produkty do Niemiec, musi naliczyć niemiecką stawkę VAT.
- Składanie kwartalnej deklaracji VAT – Raz na kwartał przedsiębiorca składa jedną zbiorczą deklarację VAT w swoim kraju, uwzględniającą wszystkie transakcje zagraniczne. Dzięki temu nie musi się rejestrować do VAT w każdym kraju, gdzie sprzedaje.
- Rozliczenie VAT i przekazanie środków – Kraj, w którym przedsiębiorca złożył deklarację, przekaże należny VAT do odpowiednich państw członkowskich, zgodnie z miejscem zamieszkania konsumentów.
Jakie obowiązki nakłada OSS na sprzedających?
Chociaż procedura OSS znacząco upraszcza handel transgraniczny, nakłada również pewne obowiązki na przedsiębiorców. Należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:
- Naliczanie VAT zgodnie z przepisami kraju konsumenta – Sprzedawcy muszą znać i stosować odpowiednie stawki VAT dla każdego kraju, do którego wysyłają swoje produkty. Może to wymagać korzystania z oprogramowania księgowego, które automatycznie nalicza odpowiednią stawkę.
- Prowadzenie odpowiednich rejestrów – Firmy są zobowiązane do przechowywania szczegółowych informacji o transakcjach, takich jak miejsce dostawy, rodzaj towarów czy usług oraz wysokość VAT. Dokumenty te muszą być przechowywane przez co najmniej 10 lat.
- Złożenie kwartalnej deklaracji VAT – Przedsiębiorca musi składać deklaracje VAT co kwartał, nawet jeśli w danym okresie nie dokonał żadnej sprzedaży zagranicznej.
- Zachowanie progu sprzedaży do innych krajów UE – Zgodnie z nowymi przepisami, próg sprzedaży wynosi 10 000 euro rocznie. Jeżeli sprzedaż zagraniczna przekroczy ten próg, przedsiębiorca musi naliczać VAT w kraju konsumenta. Jeśli natomiast sprzedaż jest poniżej tego progu, można stosować lokalne zasady VAT (tj. te obowiązujące w kraju siedziby sprzedawcy).
Procedura OSS staje się obligatoryjna dla przedsiębiorców, którzy przekraczają roczny próg sprzedaży wynoszący 10 000 euro (ok. 42 000 zł) netto. Próg ten dotyczy łącznej wartości sprzedaży transgranicznej towarów i usług na rzecz konsumentów indywidualnych w innych krajach Unii Europejskiej.
Jeżeli sprzedaż zagraniczna nie przekracza tego progu, przedsiębiorca ma prawo naliczać VAT zgodnie z krajowymi przepisami (tj. obowiązującymi w kraju jego siedziby). Po przekroczeniu 10 000 euro sprzedaży do innych krajów UE, przedsiębiorca jest zobowiązany do naliczania VAT według stawek obowiązujących w państwach konsumentów oraz do skorzystania z procedury OSS.
Próg ten odnosi się do całkowitej rocznej sprzedaży transgranicznej, a nie do poszczególnych krajów UE.
Dlaczego OSS jest ważna w handlu elektronicznym?
OSS odgrywa kluczową rolę w rozwoju handlu elektronicznego, szczególnie dla małych i średnich firm, które dzięki tej procedurze mogą łatwiej sprzedawać na rynkach zagranicznych. Oto najważniejsze korzyści:
- Uproszczenie formalności – Procedura OSS eliminuje konieczność rejestrowania się do VAT w każdym kraju, co znacznie redukuje biurokrację i koszty administracyjne.
- Zwiększenie dostępności rynków zagranicznych – Dzięki OSS, nawet małe firmy mogą sprzedawać swoje produkty i usługi w całej Unii Europejskiej bez potrzeby skomplikowanych procedur rejestracji podatkowej w innych krajach.
- Konkurencyjność małych firm – Uproszczony system VAT zwiększa konkurencyjność małych firm, które mogą teraz łatwiej konkurować z większymi graczami, oferując swoje produkty klientom z różnych państw członkowskich.
- Oszczędność czasu i zasobów – Dzięki możliwości składania jednej zbiorczej deklaracji VAT, przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swojej działalności zamiast tracić czas na zarządzanie różnymi systemami podatkowymi.
Podsumowanie
Procedura OSS to przełomowe rozwiązanie dla firm sprzedających produkty i usługi na terenie Unii Europejskiej. Uproszczenie rozliczeń VAT dzięki OSS otwiera drzwi do międzynarodowych rynków, redukując jednocześnie formalności i obciążenia administracyjne. W 2024 roku procedura ta będzie nadal kluczowym narzędziem dla przedsiębiorstw e-commerce, które chcą zwiększyć swoje zasięgi i rozwijać sprzedaż zagraniczną w sposób efektywny i zgodny z przepisami.