Sprawdź czy jesteś przygotowany do zmiany przepisów!
Opisze funkcjonalność na przykładzie systemu ERP enova365 z racji tego, że codziennie na nim pracuję;)
Najważniejsze co musisz wiedzieć zanim zaczniesz się dowiadywać na ten temat. Opiszę bardzo prostymi słowami na co zwrócić uwagę w pierwszym etapie.
- Upewnij się, że Twój system jest w aktualnej wersji. Dostawca oprogramowania co jakiś czas udostępnia aktualizację wersji programu. Takie aktualizacje są związane min. z poprawieniem ew. błędów, które użytkownicy mu zgłaszają, rozwinięciem funkcjonalności systemu o nowe funkcje, o nowe moduły bądź wdrożenie aktualnego stanu prawnego aby system je uwzględniał – i tak właśnie będzie w przypadku wdrożenia przez przedsiębiorstwa integracji z Krajowym Systemem E-faktur. Integracja uwzględniona przez dostawców systemu ERP pozwoli na wysyłanie dokumentów sprzedaży ale również ich pobieranie (mówimy tutaj o dokumentach zarówno handlowych jak i kosztowych).
- Zarejestruj swoją firmę na stronie; https://www.podatki.gov.pl/ksef/ otrzymasz zarówno dostęp do Twojego panelu firmy, nadać uprawnienia dedykowanym pracownikom, którzy będą obsługiwać nową funkcjonalność oraz żeby móc wprowadzić ręcznie dokumenty bądź przekazać specjalnie utworzony token Twojemu dostawcy systemu sprzedażowo-magazynowego. Do wyboru będziesz miał możliwość utworzenia kont dla 3 rodzajów środowisk;
- token do konta testowego
- token do konta przedprodukcyjnego
- token do konta produkcyjnego
Do konta testowego możemy wysłać jedynie wirtualne dokumenty ponieważ inni przedsiębiorcy mogą mieć do niego dostęp a nie chcemy przesyłać do wglądu naszych faktur i ich cen… Konto przedprodukcyjne dedykowane dla firm, które, są gotowe do wejścia do systemu i chcą na tzw. ‘żywym organizmie’ przetestować o co w tym chodzi. Produkcyjnym kontem nazywamy już właściwą pracę na nim.
3. Kolejna ważna opcja to uwzględnienie na wydrukach faktur informacji o numerze nadanym przez Ksef, powinniśmy mieć w systemie zarówno numer jak i datę nadania – to wg. tej daty faktura zaczyna bieg. W enova365 inny rodzaj wydruku wykorzystujemy do wysyłki mailowej dokumentów a inny do generowania dokumentów. Jeśli masz wydruk napisany przez partnera wg. Twoich potrzeb musi zostać dostosowany.
4. PAMIĘTAJ – wysłać dokument sprzedaży możemy jedynie z 1-dniowym opóźnieniem, dowiedz się czy dostawca oprogramowania może zaproponować Ci automatyzację tego procesu np. wysyłkę faktu codziennie na zakończenie Twojego dnia pracy. W enova365 producent przygotował nam 5 automatycznych zdarzeń, które możemy w szybki sposób uruchomić.
5. Pobieranie dokumentów z KSEF faktur handlowych/zakupowych czy dokumentów kosztowych. Dostawcy systemów umożliwiają taką opcję podczas pobierania, kategoryzację dokumentów czyli zakwalifikowanie do prawidłowej ewidencji. W skład pobierania mówimy nie tylko o samym dokumencie a również o automatycznym sprawdzeniu czy kolejne dokumenty już na nas nie ‘czekają’ jak również o pobieraniu ich aktualnego statusu.
6. Uruchamiając Ksef w swojej firmie po poprawnie wysłanym dokumencie na fakturze zostanie dodany numer Ksef- bez tego numeru nie wolno Ci wysłać dokumentu np. mailem do dostawcy, to powoduje zmianę obiegu dokumentów w Twojej firmie.
7. Zastanów się nad obiegiem dokumentów w Twojej firmie, pierwszy obieg dokumentów czyli zaczynający się od ZO-FV a drugi ZO-WZ2-FV2, zapytaj dostawcę jak zaimportować dokumenty w drugim obiegu.
Poniżej wypisuję aplikacje, które są najpopularniejszym punktem styku z obiegiem dokumentów, które firmy wykorzystują w codziennej pracy, warto na nie popatrzeć pod kątem wdrożenia KSEF-u.
1. Mając OCR również przeanalizuj proces obiegu dokumentów w Twojej firmie.
2. Kolejnym punktem styku jest moduł Workflow i kolejność przesyłania dokumentów pod kątem wdrożenia Ksef.
3. Posiadanie aplikacji Saldeo.
4. Komunikacja z dostawcami poprzez EDI.
5. Generowanie e-faktur w sklepach online.
6. Wysyłka e-faktur przez systemy OMS.
7. Oprogramowanie WMS również może służyć jako generator e-faktur.
8. Systemy do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów typu DMS.
Żeby najlepiej przygotować się do nowego wdrożenia ważna jest analiza i weryfikacja procesów w Twojej firmie, tak naprawdę tylko wtedy przewidzisz wcześniej ew. niedogodności związane z wdrożeniem i tylko wtedy będziesz w stanie dość dokładnie się do nich przygotować.
Dostawca pomoże Ci obsłużyć proces wysyłki i pobierania dokumentów ale pamiętaj pierwszy krok musisz wykonać Ty czyli, rejestracja firmy i przekazanie tokenów. Nie warto odkładać wdrożenia na ostatnią chwilę, w czerwcu będziesz myślał o sezonie urlopowym a nie o wysyłce faktur.. Na razie termin to 1.07.2024 w którym już musisz przystąpić do Krajowego Rejestru E-faktur czy zostanie po raz kolejny przesunięty dowiemy się w najbliższych miesiącach.
Jeśli jeszcze nie pracujesz na systemie klasy ERP to polecam enova365, dlaczego? Za elastyczność! System daje ogromne możliwości w rozwoju firmy od bardzo wygodnych dla użytkownika konfiguracji widoków, importów z excela, szybkich do wdrożenia małych zmian za pomocą partnera technologicznego, które pozytywnie wpłyną na codzienną wydajność pracowników, po możliwość automatyzacji procesów, aż po nieograniczone możliwości integracji z z systemami zewnętrznymi. Nie bez powodu klienci konkurencyjnych systemów do niej wracają:) Sam system skierowany jest zarówno dla mniejszych firm jak i średnich i dużych przedsiębiorstw.