System ERP (ang. Enterpise Resource Planing), to system do zarządzania przedsiębiorstwem. Systemy te charakteryzują się tym, że zbudowane są z modułów: księgowy (finansowy), kadrowo-płacowy, sprzedażowy, magazynowy, produkcyjny. Systemów dostępnych na rynku jest sporo. Jaki system ERP zatem wybrać? Nie wszystkie systemy służące do zarządzania przedsiębiorstwem, to systemy ERP. Mamy bowiem do czynienia także z systemami dedykowanymi mniejszym firmom. Są to programy sprzedażowo-magazynowe. Właściwy wybór systemu jest bardzo ważny nie tylko ze względu na prowadzoną działalność, ale również na procesy zachodzące w firmie i późniejszy jej rozwój.
Jak przygotować się do decyzji o wyborze systemu?
1. Zanim zaczniemy szukać programu, przygotujmy sobie listę procesów, tzn. czynności jakie chcemy w tym systemie obsługiwać. Warto dokładnie wszystko przeanalizować, zwrócić się do pracowników i wynotować czynności jakimi się zajmują, spotkać się w większym gronie w celu omówienia problemu (w większych firmach stworzyć zespół ds. wdrożenia systemu ERP w firmie):
- omówić problemy na stanowiskach pracy,
- co pomogłoby im w codziennym wykonywaniu obowiązków,
- odpowiedzieć sobie na pytanie, które czynności zajmują najwięcej czasu? Zastanówcie się razem dlaczego tyle czasu im się poświęca,
- gdzie są tzw. wąskie gardła (miejsca, które spowalniają określoną czynność bądź ją blokują),
- jakie czynności są wykonywane w obrębie firmy w dwóch działach i dlaczego?
Już w obrębie poszczególnych działów powinniśmy spotkać się z najbardziej doświadczonymi pracownikami w firmie. To oni mogą wskazać obszary, które wymagają wprowadzenia nowocześniejszych rozwiązań. Po stworzeniu listy czynności jakie program musi umożliwiać przechodzimy do kroku następnego.
2. Krok drugi to sprawdzenie dostępnych na rynki ofert oprogramowania, także pod kątem ceny. Warto pobrać wersje demo ze stron producentów oprogramowania jest to testowa wersja oprogramowania, którą można pobrać i testować przez okres 7-14 dni za darmo). Zapytasz dlaczego? Znam wiele programów, które może są funkcjonalne, ale nie intuicyjne. Jeśli wybierzemy program, który nie do końca spełni nasze oczekiwania będziemy się męczyć codziennie i nie spełni on swojej funkcji. Program ma nam pomóc w sprawnym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Pobraliśmy demo i co dalej? Poproś doświadczonego pracownika, żeby go sprawdził, zobaczył jak działa, czy potrafi w miarę szybko znaleźć rzeczy, które go interesują. Przygotujcie razem listę czynności, których nie był w stanie wykonać. Jeśli nie macie żadnego doświadczenia z tego typu oprogramowaniem, polecam przejść do kroku 3.
3. Umówienie się na prezentację z wdrożeniowcem (konsultantem) firmy informatycznej.
Jeśli wykonałeś krok drugi, to wiesz jakie masz wątpliwości. Konsultanci mają wiedzę kompleksową z systemu, który sprzedają. Możesz znaleźć firmy informatyczne, które współpracują z producentem oprogramowania, które Cię zainteresowało. I w tym miejscu poprosić o takie spotkanie, które zazwyczaj jest przeprowadzane w dwóch formach. Konsultant przedstawia Ci podczas prezentacji (slajdy) ofertę systemu, albo pokazuje dane czynności od razu na tzw. żywym organizmie. Polecam drugą opcję. Konsultant pokaże Ci jak działa system, jak przełącza się między oknami, ile trwa wystawienie dokumentów i czy szybko i sprawnie odpowiada na Twoje pytania równolegle pokazując Ci funkcje jakich możesz użyć w programie.
4. Na tym etapie masz już wiedzę, który system co potrafi. Jeden z kilku spodobał Ci się najbardziej. Co dalej? Poproś o referencje firmę informatyczną i zapytaj czy obsługują jakąś firmę z Twojej branży. Dlaczego to jest ważne? Jeśli zamierzasz wprowadzić na rynek jakiś unikalny produkt nie chciałbyś chyba, żeby była jakakolwiek możliwość, że informacja przedostanie się do konkurencji. Natomiast jeśli nie ma takiego zagrożenia, atutem firmy informatycznej może być informacja, że inna firma z Twojej branży też jest obsługiwana przez tą właśnie firmę IT. Dlaczego? Jeśli będziesz musiał wykonać pewne modyfikacje systemu będziesz wiedział, że w tej firmie informatycznej są już specjaliści w tej dziedzinie. Konieczność dobudowania funkcji w systemach jest wspólna dla danych branż – np. w retailu (sieci sprzedaży) algorytm wyszukujący magazyn do spakowania zamówienia (wysyłka z wielu lokalizacji).
5. Poleciłabym także sprawdzenie opinii na temat danego programu w swojej branży. Każda branża ma określone miejsca, gdzie specjaliści sobie pomagają (np. grupa branżowa na Facebooku). Zapytaj czy ten system jest „ok”, jak się sprawdza podczas codziennej pracy i jakie ma wady. W poszukiwaniu wad sprawdziłabym również miejsca na forach internetowych. Producenci oprogramowania mają zazwyczaj fora, na których można śmiało opisać swój problem i zapytać o jego rozwiązanie. Świadoma decyzja przy wyborze oprogramowania jest bardzo ważna, znając wady i zalety systemu możemy mieć pewność, że podejmujemy decyzję świadomie i wiemy gdzie jest słaby punkt danego oprogramowania.
6. Rozbudowa systemu…? Dlaczego będzie ważna? Systemy ERP jest to solidna podstawa dla ułożenia procesów w Twojej firmie. Co w sytuacji, gdy w Twojej branży przydałoby się zastosować procesy, których nie ma w istniejących na rynku rozwiązaniach? Być może konieczna jest rozbudowa istniejącego już programu. Ważne jest, żeby dowiedzieć się, czy wybrany program zawiera taką możliwość. Nie we wszystkim rozwiązaniach jest bowiem taka opcja. Musisz koniecznie się o tym dowiedzieć zanim zdecydujesz się na dany system.
7. Wspomniałam na wstępie jak ważne jest, żeby program po zakupie spełniał Twoje oczekiwania, żeby był dla użytkownika wygodny w codziennej pracy, żeby można było w łatwy sposób interesujące Cię informacje z niego wyeksportować, a później przeanalizować i podjąć decyzje zgodnie z informacjami jakie się w nim znajdują. Zapytaj konsultanta o możliwość eksportu i importu danych do excela bądź do formatu pdf. Wysyłkę dokumentów przez system na podany adres e-mail (korekty). Bardzo ważne dla firm, w celu optymalizacji procesów jest OCR (scanowanie faktur) oraz CRM (dot. obiegu dokumentów w firmie). Są to dodatki, które bardzo usprawniają codzienną pracę i przyspieszają nawet najbardziej czasochłonne procesy administracyjne, księgowe, kadrowe czy sprzedażowe.
Jesteś na stronie dedykowanej bardziej branży e-commerce dlatego rozbuduję tą listę o integrację sklepu internetowego z systemem sprzedażowo-magazynowym bądź system ERP.
8. Sprawdź czy wybrane oprogramowanie ma na rynku gotowe rozwiązanie w zakresie połączenia (integracji) systemu ERP ze sklepem internetowym. Jeśli nie ma, musisz mieć świadomość że będzie się to wiązało z dodatkowymi pracami programistycznymi (dodatkowe koszty), ponieważ połączenie np. w zakresie stanów magazynowych będziesz musiał dobudować do istniejących rozwiązań. Problemem również stanowić będzie znalezienie eksperta, który dobrze to wykona.
Jakie dane powinny przepływać między systemami e-commerce a ERP:
– pobieranie zamówień z e-sklepu do systemu sprzedaży ( towary: indeks, cena, kolor, rozmiar, następnie pełne dane klienta, informacja o wybranym kurierze, sposobie płatności, ew. rabacie użytym w koszyku, danych firmy, dane do wysyłki). Pamiętaj poinformować firmę informatyczną jakie zamówienia chcesz mieć w systemie.
– synchronizacja stanów magazynowych ( automatyczne bądź półautomatyczne sprawdzanie stanów magazynowych pomiędzy wirtualnym magazynem sklepu internetowego a magazynem w systemie sprzedaży. Tutaj są dwie możliwości synchronizacja pełna, systemy między sobą przesyłają informację o każdym indeksie jaki jest w e-sklepie oraz synchronizacja różnicowa, systemy między sobą przesyłają informację o indeksach ( produktach), które uległy zmianie od ostatniej synchronizacji. Możemy mieć również dwie opcje: synchronizacja różnicowa wykonywana w ciągu doby częściej, a w nocy synchronizacja pełna,
– synchronizacja cen ( zmiana cen w systemie ERP powinna zostać przesłana do sklepu to samo dotyczy kursów walut).
W jaki sposób może przebiegać pobieranie informacji o np. stanach magazynowych:
a) sposób automatyczny – w określonym ustalonym czasie stany magazynowe w sposób w pełni automatyczny pobierane są do systemu sprzedaży (systemy komunikują się po unikalnym numerze najczęściej indeks towaru, w tym sposobie e-sklep i system ERP przesyła informację o aktualnym stanie magazynowym wszystkie indeksy dostępne w sklepie),
b) sposób półautomatyczny – pobieramy (eksportujemy) excel z systemu z bazą produktową e-sklepu następnie wprowadzamy go (importujemy) do systemu sprzedażowo magazynowego. Tutaj musimy zwrócić uwagę na format tego pliku, np. pobieramy excela w formacie csv zobaczmy jak się wyświetla czy widzimy czytelnie zawartość tego excela czy musimy go odpowiednio sformatować żeby móc wprowadzić excel do systemu sprzedażowo magazynowego). Na początku to może nie jest problem, ale później jeśli wszystko będziemy musieli modyfikować w połączeniu z systemami, to może się okazać, że nie będziemy mieli czasu sprzedawać…
Sprawdź gotowe rozwiązania! Jeśli jesteś przedstawicielem małej firmy poszukiwanie powinieneś zacząć od systemów sprzedażowo-magazynowych:
– Subiekt polecam linię Nexo (Insert)
– Wapro MAG
Chciałabym również nadmienić, że bardzo popularny w e-commerce jest Baselinker – nie jest to program klasy ERP, a tzw. OMS ( ang. Order Management System). Być może jego funkcje na starcie będą w stanie zaspokoić Twoje potrzeby (realizacja zamówień, wysyłka zamówień, prowadzenie magazynu, wystawienia aukcji na Allegro, Amazon, Ebay).
Jest to lista kroków z perspektywy użytkownika. Kilka wskazówek dotyczących tego jak dobrze przygotować się do rozmów z firmami informatycznymi i zadbać o swoje interesy, żeby system spełniał Twoje oczekiwania.
Dlaczego jest to ważne z perspektywy e-commerce? Jeśli wybierzemy odpowiedni program, sprawdzimy możliwości integracji ( czyli połączenia go z platformą e-commerce) będzie nam się lepiej zarządzało informacjami zawartymi zarówno w sklepie, jak i systemie sprzedażowo-magazynowym.
A Wy na co zwracacie uwagę wybierając odpowiednie oprogramowanie dla swojej firmy?
Czekam na Wasze rady!